Rotatieschema's: hoe u ploegen efficiënt kunt plannen (2023)

Van negen tot vijf is voor de meeste werknemers niet het gewenste werkschema. En dat is oké.

Bij een roulerend rooster of ploegenpatroon wijzigen werknemers hun werktijden in een bepaalde periode. Winkelpersoneel in een roulerend ploegenpatroon kan bijvoorbeeld drie dagdiensten werken, gevolgd door twee nachtdiensten en een vrije dag. Het schema herhaalt zich dan.

Onderzoek toont aan2,5% van de werknemers(naar schatting 3,7 miljoen mensen) in alle sectoren werken wisselende diensten. De detailhandel overtreft echter het gemiddelde. Volgens een rapport van deInstituut voor economisch beleid.

Net als veel andere werkpatronen hebben roulerende schema's hun voor- en nadelen. Om u te helpen beslissen of u ze aan uw winkelpersoneel moet aanbieden, delen we de dingen die u moet overwegen voordat u uw eigen roterende ploegenpatroon creëert.

Wat is een roulerend rooster?

Een roulerend rooster is eenploegendienst patroondat verandert in de tijd.

Ze worden het vaakst gebruikt in bedrijfstakken waar werkgevers altijd personeel nodig hebben, zoals het bedienen van machines, het verlenen van hulpdiensten of het werken in hotels.

In een winkelomgeving werken verkoopmedewerkers mogelijk in wisselende ploegen als jefysieke winkelis 24/7 geopend. U kunt een teamlid nachten laten dekken terwijl een ander dagen doet. Daarna, na een week, wisselen ze. Iedereen krijgt zijn deel van de goede (en slechte) diensten.

Jonge werknemers van 18 tot 24 jaar werken het meest in wisselende diensten. Een verslag vanMalcolm Wiener Center for Social Policy van Harvardontdekte dat drie op de vijf jonge werknemers een variabel of wisselend rooster hebben.

Hoe werkt een roulerend rooster?

De eerste fase bij het maken van een roulerend rooster is het verdelen van uw personeel in teams. Deze groepen draaien wisselende diensten in wisselende weken.

Zodra u uw personeel in teams heeft verdeeld, moet u aan elk team ploegen toewijzen. Er zijn verschillende soorten roulatieschema's (zie hieronder), maar het algemene idee is dat elk team een ​​bepaald aantal diensten werkt voordat het vrij neemt.

Soorten roterende schema's

Nu je weet hoe een roulerend rooster werkt, gaan we kijken naar de specifieke indelingen.

Hier zijn acht populaire voorbeelden van roterende ploegen die u in uw winkel zou kunnen testen.

Pitman ploegenschema

Het Pitman-rooster is een goede optie als u constant personeel nodig heeft. Het is een ploegendienstpatroon dat het personeel in vier teams verdeelt. Elk team werkt volgens een schema van vier weken en roteert als volgt:

• Twee dagen verder
• Twee vrije dagen
• Drie dagen verder
• Twee vrije dagen
• Twee dagen verder
• Drie vrije dagen

Met het Pitman-ploegenstelsel nemen medewerkers om het weekend een driedaags weekend. Ook werken ze nooit langer dan drie dagen achter elkaar. En als je het schema aan het rollen houdt, hebben de medewerkers enige consistentie in het patroon van vier weken.

Pitman-planning heeft echter zijn nadelen, voornamelijk het feit dat werknemers gedurende drie opeenvolgende dagen diensten van 12 uur draaien.

Dupont ploegendienst

Het ploegenschema van Dupont, genoemd naar het bedrijf dat het heeft uitgevonden, wordt gebruikt door winkelbedrijven die alle uren open zijn.

Het personeelsbestand is verdeeld in vier teams, die elk 12-uursdiensten draaien volgens het volgende schema:

• Vier nachtdiensten
• Drie vrije dagen
• Drie dagdiensten
• Een dag vrij
• Drie nachtdiensten
• Drie vrije dagen
• Vier dagdiensten
• Zeven vrije dagen

Het grootste voordeel van het Dupont-schema is dat het personeel tijdens elke rotatie van 28 dagen pauzes van een week krijgt.

Het personeel kan het echter moeilijk vinden om hun slaapschema te beheren wanneer dag- en nachtdiensten zo dicht bij elkaar liggen, zoals dag 10 van de cyclus van vier weken, waar het personeel slechts één dag pauze heeft om bij te komen van drie dagdiensten voordat ze start drie nachtdiensten.

Wisselend weekendrooster

Een roulerend weekendschema wordt vaak gebruikt voor bedrijven die gewoonlijk op zaterdag en zondag open zijn, zoals detailhandelszaken.

Trouw aan zijn naam, stelt een roterend weekendschema werknemers in staat om beurten in het weekend te werken, vaak om de twee of om de paar weekenden voordat ze een weekend vrij nemen.

Dit type weekendrooster geeft werknemers voldoende vrije tijd en verdeelt de verantwoordelijkheid van het werken in de drukke diensten voor de detailhandel.

2-2, 3-2, 2-3 ploegenrooster

Hier is nog een ander shift-patroon in de detailhandel dat fysieke winkels 24/7 dekking geeft. In dit geval is het personeelsbestand verdeeld in vier teams.

Elk team werkt de volgende diensten van 12 uur in een rotatie van 28 dagen:

• Twee dagdiensten
• Twee vrije dagen
• Driedaagse diensten
• Twee vrije dagen
• Twee dagdiensten
• Drie vrije dagen

De cyclus herhaalt zich voor nachtdiensten voordat hij terugkeert naar de daguren.

Het fijne aan dit roulerende rooster is dat medewerkers meer dan drie aaneengesloten werkdagen hebben. Als extraatje krijgen ze om de week een lang weekend. Ook is er voldoende tijd om het slaappatroon aan te passen tijdens de driedaagse pauze tussen dag- en nachtdiensten.

Dit roulerende werkschema betekent echter dat het personeel vele uren per week kan werken. In de eerste week van de vierdaagse cyclus werken ze vijf diensten van 12 uur (in totaal 60 uur).

24-48 ploegendienst

Dit patroon, ook wel bekend als het ABC-ploegenschema, geeft 24/7 dekking. Het wordt het vaakst gebruikt door medische hulpdiensten en brandweerlieden.

Het personeel is verdeeld in drie teams, die elk een dienst van 24 uur draaien, gevolgd door twee opeenvolgende vrije dagen.

Het voordeel van het 24-48 ploegenrooster is dat medewerkers nooit een heel weekend werken. Ook werken ze maximaal drie dagen per week.

Dat gezegd hebbende, dit schakelpatroon is afmattend. Werken in een 24-uursdienst betekent dat medewerkers zich langdurig moeten concentreren. Ze moeten ook hun gemiste acht uur slaap in hun vrije dagen inwerken.

4-3 ploegendienst

Heb je een groter team dat niet extreem lang wil werken, dan is het 4-3 ploegenrooster een goede optie. Het verdeelt werknemers in groepen van zes om 24/7 dekking te bieden.

Elk team rouleert het type dienst waarin ze werken. Bijvoorbeeld:

• Vier dagen van 6.00 uur tot 14.00 uur. verschuiving
• Drie vrije dagen
• Vier dagen op de 14.00 uur tot 22.00 uur verschuiving
• Drie vrije dagen
• Vier dagen op de 10 p.m. tot 06.00 uur dienst
• Drie vrije dagen

De grootste bonus van dit ploegenschema is dat het personeel geen lange uren maakt. Afhankelijk van de week waarin de cyclus valt, kan het personeel 40 uur werken (wat het dichtst bij de37,5 uurgemiddelde voor andere voltijdse werknemers in de VS). Elk team heeft ook voldoende tijd om hun slaapschema aan te passen voordat hun volgende dienst begint.

Het patroon van 4-3 ploegen is echter niet de beste optie als werknemers niet veel weekenden willen werken. Afhankelijk van hoe het roterende schema valt, werken teams drie opeenvolgende weekenden voordat ze een vrij hebben.

6-4 6-4 6-4 ploegenrooster

Dit type roulatieschema is iets langer dan de meeste andere ploegendiensten: er wordt gewerkt volgens een cyclus van 30 dagen.

Het personeel is verdeeld in vijf groepen en rouleert een van de drie diensten van 10 uur, zoals:

• Zes dagen van 6.00 uur tot 14.00 uur. verschuiving
• Vier vrije dagen

• Zes dagen op 14.00 uur tot 22.00 uur verschuiving
• Vier vrije dagen
• Zes dagen op de 10 p.m. tot 06.00 uur dienst
• Vier vrije dagen

Dit roterende ploegenpatroon is goed omdat elk team een ​​langer dan gemiddelde pauze van vier dagen krijgt. Medewerkers hebben ook twee niet-werkende weekenden gedurende elke ploegencyclus van 30 dagen.

Zes dagen achter elkaar werken kan echter zwaar zijn voor sommige werknemers, vooral voor degenen met schoolgaande kinderen. Ze hebben waarschijnlijk hulp nodig bij de kinderopvang omdat ze meer dagen werken dan de school open is.

5-3 5-4 5-3 ploegendienst

Dit roterende schema verdeelt uw personeelsbestand in vijf teams, die elk in drie ploegen werken in een cyclus van 25 dagen. Hier is een voorbeeld:

• Vijf dagen van 6.00 uur tot 14.00 uur. verschuiving
• Drie vrije dagen

• Vijf dagen op 14.00 uur tot 22.00 uur verschuiving
• Vier vrije dagen
• Vijf dagen op de 10 p.m. tot 06.00 uur dienst
• Drie vrije dagen

Door de langere cyclus is de kans groter dat medewerkers in de war raken met welke ploegen ze werken, aangezien deze vaak verandert. Aan de positieve kant betekent het wel dat ze een langere pauze krijgen - vier opeenvolgende vrije dagen - tijdens het midden van elke cyclus.

4-2 4-3 4-3 ploegendienst

Hier is nog een optie als u 24/7 dekking wilt met een kortere cyclus. Dit roterende schema wordt elke 20 dagen herhaald. Hiervoor zijn vijf teams nodig die in ploegendiensten van 10 uur werken in het volgende patroon:

• Vier dagen in de eerste dienst
• Twee vrije dagen
• Vier dagen in de tweede ploeg
• Drie vrije dagen
• Vier dagen in de derde ploeg
• Drie vrije dagen

Het grootste voordeel van dit ploegenpatroon is dat werknemers hun deel krijgen. Niemand hoeft de dupe te worden van de dienst op het kerkhof. Iedereen komt aan de beurt op de beste (en slechtste) werkuren.

Zoals de meeste andere voorbeelden van roterende verschuivingen, is er echter geen consistentie. Medewerkers hebben geen vaste dag van de week waarop ze werken - deze verandert afhankelijk van de fase van elke cyclus.

Vaste roosters versus roterende roosters

Als je geen roulerende roosters aanbiedt aan personeel, is de kans groot dat je vaste roosters instelt. In dit geval komen werknemers op bepaalde dagen op een bepaald tijdstip naar het werk.

We kunnen vaste schema's in actie zien bij de meeste kantoorbanen die volgen op maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf.Retail medewerkerskan vergelijkbare patronen hebben, zoals 10.00 uur tot 17.00 uur, dinsdag tot en met zaterdag, in plaats van drie dagen op en drie dagen af.

Werknemers met een roulerend rooster hebben ook de neiging om langere diensten te draaien. Bedrijven die 24/7 open zijn, kunnen drie rotaties hebben en hun ploegendiensten opsplitsen in drie ploegen van acht uur. Anderen met slechts twee teams kunnen 24/7 dekken met slechts twee ploegen van elk 12 uur.

Hoe dan ook, gegevens tonen eencorrelatietussen wisselende diensten en verplichte overuren, waardoor de gemiddelde ploegentijd nog verder oploopt.

Degenen met vaste schema's hebben echter de neiging om kortere werktijden te hebben. Ze werken elke dag dezelfde uren, ongeacht of hun collega's in de buurt zijn of niet.

Voordelen van roulerende roosters

Ondanks het feit dat roterende roosters minder consistent zijn dan vaste roosters, zorgt iets ervoor dat medewerkers blijven hangen.

Een rapport gevonden51% van de werknemersmet een roulatieschema langer dan drie jaar in hun huidige functie werkzaam zijn.

Enkele van de redenen waarom werknemers van wisselende werkschema's houden, zijn:

Burn-out voorkomen

Burn-out ontstaat wanneer werknemers overwerken en te lang in een staat van stress verkeren.

Weerstand tegen het opnemen van vakantie is een van de belangrijkste oorzaken van burn-out. Sterker nog, een studie vanDeloitteontdekte dat een op de vier professionals nooit of zelden al hun vakantiedagen opneemt.

Afhankelijk van hoe het rooster valt, hebben werknemers met wisselende ploegendiensten meer vrije dagen in een bepaalde week dan hun tegenhangers met een vast rooster. Het Dupont-schema geeft het personeel bijvoorbeeld een pauze van zeven dagen aan het einde van elke cyclus van 28 dagen, zoals een mini-sabbatical.

Flexibiliteit

Vóór de COVID-19-pandemie schreeuwden kantoormedewerkers die van negen tot vijf werkten om flexibele werkmogelijkheden.

Ploegendienstmedewerkers met wisselende roosters hebben niet zoveel tijdsdruk als die met vaste roosters. Ze werken waarschijnlijk buiten de "normale" werkuren. Dat geeft hen de flexibiliteit om afspraken te maken over werkeloosheid, zoals het maken van een doktersafspraak midden op de dag wanneer de meeste mensen van negen tot vijf werken.

Om deze reden,tweederde van de ploegenarbeiderszeggen dat flexibiliteit het belangrijkste voordeel is.Kleine percentageszeggen ook dat wisselende ploegendiensten tijd geven voor school of een andere baan en betere regelingen voor hun gezin bieden.

Gelijk aandeel van de beste diensten

Met een roulerend rooster krijgt iedereen een eerlijk deel van de goede (en slechte) diensten.

U hoeft niet op bepaalde teamleden te vertrouwen om de speling in het weekend op te vangen. Iedereen werkt om de beurt in het weekend, in de spits en in trage vroege ochtenddiensten.

En als je roosters afwisselt om ervoor te zorgen dat het personeel 24/7 beschikbaar is, krijgt niemand een ongelijk deel van de dienst op het kerkhof - die loopt van de late uurtjes van de nacht tot de vroege ochtend (zoals 22.00 uur tot 06.00 uur).

Ervaring met verschillende diensten

Medewerkers met vergelijkbare rollen en verantwoordelijkheden zullen waarschijnlijk verschillende taken moeten uitvoeren, afhankelijk van het tijdstip van hun dienst.

Als een winkelmedewerker de ochtenddienst op zich neemt voordat de winkel opengaat, is dat zode balans opmakenen het lossen van leveringen. Medewerkers van de avonddienst na sluitingstijd ruimen op en maken het kassarapport aan het einde van de dag.

Een roulerend rooster geeft iedereen de mogelijkheid om verschillende diensten te draaien. Ze kunnen nieuwe vaardigheden ontwikkelen en hun dagelijkse taken variëren.

Nadelen van roulerende roosters

Hoewel wisselende diensten hun voordelen hebben, blijkt uit gegevens60% van de werknemersbij wekelijkse dienstrotaties zeggen dat ze een ander schema zouden kiezen als de optie beschikbaar was.

Laten we eens kijken waarom wisselende diensten niet altijd de beste optie zijn voor winkels.

Minder consistentie in de planning

Het grootste nadeel van een roulerend ploegenschema is het feit dat het niet consistent is. Als ze drie dagen op en twee dagen werken, worstelen werknemers misschien met het idee om niet op vaste dagen (of uren) per week te werken.

Verstoring van het circadiane ritme

Mensen brengen een derde van hun leven slapend door - en met een goede reden.

VolgensMedisch nieuws vandaag, "Voldoende slaap krijgen is essentieel om iemand te helpen een optimale gezondheid en welzijn te behouden."

Roterende schema's verstoren echter het natuurlijke circadiane ritme van het lichaam, ook wel onze interne lichaamsklok genoemd. Elke dag op een ander tijdstip wakker worden is zwaar voor het lichaam. Daarom is het aantal mensen dat een mismatch tussen hun slaapschema's en werktijden meldthogeronder degenen met roterende ploegen.

Onderzoek wees ook uit dat werknemers met wisselende ploegendiensten gedurende meer dan 15 dagen eensignificant hogerkans op slapeloosheid.

Gezondheidsrisico's van ploegendienst

Onregelmatige ploegendiensten die de biologische klok van een persoon afwerpen, kunnen hem vatbaarder maken voor blessures. Sommige13% van de arbeidsongevallenkan worden toegeschreven aan vermoeidheid.

Er zijn ook correlaties tussen wisselende ploegenarbeiders en ernstige gezondheidsproblemen:

• Medewerkers met wisselende diensten hebben een42% verhoogd risicovan het ontwikkelen van diabetes type 2.
• Politiebureaus in middag- en nachtdiensten melden zichmeer stressvolle dagendan die in de ochtendploeg.
• Spijsverteringsproblemen zoals buikpijn, brandend maagzuur en indigestie zijn dat welvakerbij wisselende ploegenarbeiders.

Dit verhoogde gezondheidsrisico kan op lange termijn nadelige gevolgen hebben. Een onderzoek naar de gezondheidseffecten van ploegendienstafgesloten:

“Vrouwen die ≥5 jaar in roulerende nachtdiensten werken, hebben een bescheiden toename in mortaliteit door alle oorzaken en hart- en vaatziekten; degenen die ≥15 jaar in roulerende nachtdiensten werken, hebben een bescheiden toename van de sterfte aan longkanker.”

Problemen met de balans tussen werk en privéleven

Het voordeel van roterende ploegendienst betekent dat iedereen een behoorlijk deel van de goede diensten krijgt, maar het is een tweesnijdend zwaard. Afhankelijk van hoe het schema valt, zal de balans tussen werk en privéleven van werknemers eronder lijden.

Het Pitman roulatierooster zorgt er bijvoorbeeld voor dat medewerkers drie dagen achter elkaar 12-uursdiensten kunnen draaien. Dat geeft niet veel tijd om tijd door te brengen met familie, een sociaal leven te hebben of persoonlijke boodschappen te doen.

Het is waarom19% van de roterende ploegenarbeidersregelmatig conflict tussen werk en gezin melden (vergeleken met slechts 11% van de werknemers met vaste schema's).

Lange diensten verlagen de productiviteit

Wisseldiensten gaan gepaard met langere werktijden. Werknemers met een rotatieschema kunnen diensten van 10 tot 12 uur per keer werken, wat onze lichaamsklokken verder verpest.

Natuurlijke circadiaanse ritmeshun hoogtepunt bereikennet nadat de werkdag begint, vandaar dat de meeste mensen 's ochtends het meest productief zijn. Ze beginnen af ​​​​te vallen na het eten en lopen geleidelijk weer omhoog tegen het einde van de dag.

Medewerkers die in wisselende ploegen werken, hebben hun werkdag niet afgestemd op hun natuurlijke circadiane ritmes. Ze kunnen dus langer werken, maar over het algemeen minder productief zijn.

Hoe maak je een roulerend ploegenschema

Als je hebt besloten dat een roulerend werkrooster bij je bedrijf past, zijn hier de stappen die je kunt nemen om er een voor werknemers te maken.

1. Verdeel het personeel in evenwichtige teams

De eerste stap bij het maken van een roulerend rooster is het verdelen van uw personeel in teams. Dit zijn de groepen mensen die elke dienst zullen werken.

Het is slim om je personeelsbestand in te delen op basis van de volgende eigenschappen:

• Vaardigheden.Zorg ervoor dat elk team over gelijke vaardigheden beschikt om ze tijdens elke dienst succesvol te maken. Bijvoorbeeld: als maar vijf teamleden het wetenhoe een voorraadcontrole te doen, verdeel ze gelijkmatig over elk team.
• Verantwoordelijkheden.Als bepaalde taken tijdens elke dienst moeten worden uitgevoerd (zoalsklantenservice), zorg ervoor dat elk team een ​​medewerker heeft om het af te handelen.
• Niveau van anciënniteit.Als u bijvoorbeeld uw drie winkelmanagers in drie teams verdeelt, is er altijd één bij de hand om problemen op te lossen, ongeacht hoe het ploegenpatroon valt.

2. Gebruik een sjabloon voor een roulerend schema

Nadat u uw personeelsbestand in teams hebt verdeeld, plant u welke medewerkers welke diensten zullen aannemen.

Een gratis en gemakkelijke manier om dit te doen is via een spreadsheet. U vindt talloze kant-en-klare sjablonen voor roterende ploegen online, waaronder de volgende:

• Smartsheet
• Prikklok MTS
• Vind mijn dienst

Het enige nadeel van het beheren van rotatiediensten in een spreadsheet is dat het personeel niet altijd over de meest recente versie beschikt. Het legt ook meer werk op uw bord als winkelmanager - u zult heen en weer gaan met het personeel om hun beschikbaarheid te bespreken en aankomende ploegendiensten met hen te communiceren.

3. Vertrouw op tools voor personeelsplanning

Geen zin om tijd te besteden aan het ordenen van een spreadsheet? Zoek software voor personeelsplanning die kan worden geïntegreerd met je technische stack in de detailhandel.

Thuisbasisintegreert bijvoorbeeld metShopify-verkooppunt. Hiermee kunt u uw personeelsbestand opdelen in teams, afhankelijk van depersoneelsrollen die u aan hen hebt toegewezen. U kunt hun werktijden bijhouden, zien wanneer werknemers in- en uitklokken in hun wisselende diensten en de gegevens rechtstreeks naar de salarisadministratie sturen.

De meeste hulpprogramma's voor resourcebeheer (zoalsVlotEnPlandag) helpen eigenaren van winkels ook bij het beheren van wisselende diensten. Het verdeelt het personeel in teams, zodat u kunt zien wanneer elk teamlid is ingepland om te werken en proactief planningsgaten kunt plannen.

4. Geef ruim van te voren op voor ploegwisselingen

“Sorry, we hebben personeelstekort! Kun je morgen werken?” Dat is een sms die niemand wil ontvangen.

Averslag over ploegendienstontdekte dat 65% van de werknemers vooraf op de hoogte wil worden gesteld van roosters. Zo'n 82% wil meer communicatie van hun werkgever en iets meer dan de helft wil duidelijke communicatie over beschikbare diensten.

Probeer zoveel mogelijk op de hoogte te stellen voordat u uw roulatieschema instelt. De meeste winkelmedewerkers kennen hun werkroostersminimaal twee wekenvan tevoren. Dat geeft hen voldoende tijd om kinderopvang te regelen (als het werkende ouders zijn) en persoonlijke plannen te maken die het werk niet in de weg staan.

Roterende schema's werken geweldig voor sommige retailers

Ondanks de nadelen van wisselende schema's, kunnen winkelmanagers en hun werknemers profiteren van wisselende diensten.

Medewerkers werken flexibele uren, doen ervaring op met werkenopenings- en sluitingsdiensten, werk met verschillende teamgenoten en voorkom een ​​burn-out. Gezien hetkost gemiddeld $ 3.328om een ​​vervanger te vinden, aan te nemen en op te leiden voor een winkelmedewerker die $ 10 per uur verdient, kunnen wisselende roosters een haalbare optie zijn om de levenskwaliteit van uw personeel te verbeteren en het personeelsverloop te verlagen.

Als u nog steeds niet zeker weet of een rotatieschema zou werken voor uw fysieke winkel, test dan het water en vraag uw personeel om feedback. Sommigen van hen willen misschien een proefdraaien met ploegendienst, anderen geven de voorkeur aan hun vaste uren.

Er is geen reden waarom u niet het beste van beide werelden zou kunnen krijgen met een hybride model.